下载与测试

下载之后先做一次兼容测试三份文件,半小时就能得出结论

一次小范围测试的成本远低于全量迁移之后返工。挑文件的原则很明确:挑最复杂的、最常用的、还有别人要接着改的。

体积与速度
格式兼容
操作习惯
不适用场景

测试按三步走

每步都要有明确结论

  1. 先用一份带表格公式的文件

    重点看公式是否还能算出同样的结果,条件格式与数据有效性是否保留。

  2. 再用一份带页眉页脚的长文档

    重点看分页位置、页码连贯性与目录能否刷新。

  3. 最后用一份别人还要改的文件

    打开、改一处、存回通用格式,交给对方打开确认。这一份最能说明问题。

测试时容易忽略的几项

这几项出问题,往往在正式交付时才被发现

兼容测试必须给结论的六项

每一项都要有明确结论,不能靠感觉

表格公式计算结果与原来一致
页眉页脚分页位置没有整体位移
批注与修订评审中的标记没有丢
打印预览页数与纸型符合预期
长文档目录目录能刷新且页码对得上
嵌入图片链接方式插入的图不会显示不出来

测试通过之后怎么迁

先迁新文件,再迁近一年的旧文件,最后才处理历史归档。归档文件往往只用于查阅,不急着转换格式,用原来的软件打开更省事。

迁移过程中保留一份原始格式的副本。有些文件在转换后看不出问题,几个月后要用时才发现细节丢了,有副本还能追回去。

迁移顺序上的四点经验

顺序对了,返工最少

测试与迁移三问

测试要挑多大的文件?

挑最复杂的那份,不用挑最大的。体积大但结构简单的文件反而测不出问题。

测出问题还能继续用吗?

能。把出问题的文件类型单独留用原来的软件处理,其余照常迁移即可。

旧文件必须转换吗?

不必。只用于查阅的文件保留原格式更安全,等确实需要编辑时再转。

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